Thư từ chối lễ độ

Bị từ chối là một điều khó khăn đối với cả người nói và người nhận. Tuy nhiên, đây là một phần tất yếu của trong đời sống công việc và cách bạn thông báo cho ứng viên về quyết định từ chối nói lên rất nhiều điều về các giá trị và sự chỉ đạo của tổ chức. Một lá thư từ chối thiếu chuyên nghiệp có thể làm tổn hại đến danh tiếng của cả tổ chức. Ngược lại, với một lá thư từ chối thể hiện sự tôn trọng, chu đáo và mang tính xây dựng, dù không được nhận vào thì ứng viên vẫn có thể nhìn nhận tốt đẹp về tổ chức, nhờ đó họ vẫn có thể là ứng viên tiềm năng cho các cơ hội của tổ chức trong tương lai.

Bước 1 – Đừng trì hoãn việc gửi thư (2’)

Việc từ chối không bao giờ là dễ dàng. Tuy nhiên, việc gửi thư từ chối ngay sau khi có quyết định từ nhóm là điều cần thiết, vì điều này giúp ứng viên biết được họ đang ở đâu và cho thấy bạn tôn trọng thời gian của họ. Gửi thư trong khoảng 3–5 ngày làm việc sau khi phỏng vấn là hợp lý. Khoảng thời gian này đủ dài để ứng viên cảm thấy rằng họ đã được cân nhắc đầy đủ nhưng vẫn được tôn trọng khi nhận thông báo kịp thời.

Dù bạn chọn gửi thư từ chối vào thứ Hai hay thứ Sáu, lá thư này luôn có khả năng mang lại sự thất vọng và tổn thương. Bởi vậy, bạn cứ căn chỉnh để gửi thư đi trong 3-5 ngày. Hãy gửi thử trong giờ khung làm việc thông thường của tổ chức. Ngoài ra, nhớ tránh gửi vào các dịp lễ lớn nhé!

Cuối cùng, với tư cách là người quản lý tuyển dụng, bạn không chịu trách nhiệm về việc quản lý cảm xúc của ứng viên. Cảm nhận của mỗi ứng viên khi nhận thư từ chối sẽ khác nhau, và hãy nhớ đây không phải nhiệm vụ của bạn. Nhiệm vụ của bạn là gửi thử đúng lúc với sự lễ độ và tôn trọng từ phía tổ chức.

Bước 2 – Cung cấp lý do đằng sau quyết định từ chối (2’)

Bạn có thể chia sẻ lý do từ chối với ứng viên mà không đi sâu vào quá nhiều chi tiết. Một số ví dụ cho bạn tham khảo:

• Ứng viên chưa đủ trình độ.
• Ứng viên có trình độ quá cao.
• Chức vụ này không còn khả dụng nữa / Phía công ty hoặc tổ chức không sắp xếp hoặc tuyển dụng vị trí này nữa.
• Một ứng viên nội bộ đã được chọn vào vị trí này.

Bước 3 – Cung cấp nhận xét cho ứng viên – và để tâm đến ngôn từ bạn dùng (20’)

Khi được chia sẻ với sự tôn trọng, những lời nhận xét có thể mang lại nhiều giá trị cho ứng viên. Nhận xét nên tập trung vào những gì ứng viên có thể học hỏi, cùng lời khuyên ngắn gọn cho các đơn xin việc và ca phỏng vấn trong tương lai. Đồng thời cũng nên đưa ra vài lời khen về những điều ứng viên đã làm rất tốt trong cuộc phỏng vấn.

Khi đưa ra nhận xét cho ứng viên, hãy giữ thái độ trung thực, trắc ẩn, trực tiếp và đúng trọng tâm. Một số ví dụ bạn có thể tham khảo:

• “Cuộc phỏng vấn với em hôm thứ Hai rất ổn. Tuy vậy, công ty đã quyết định tiếp tục đồng hành cùng một ứng viên khác. Kinh nghiệm và trình độ học vấn của em có vẻ rất phù hợp, nhưng ban phỏng vấn đoán rằng sự lo lắng đã khiến em ít bình tĩnh hơn trong lúc phỏng vấn.”
• “Cảm ơn bạn đã đến vào hôm qua, chúng tôi rất vui khi được gặp gỡ bạn. Chúng tôi muốn thông báo với bạn rằng hiện tại, chúng tôi đã lựa chọn một ứng viên khác. Chúng tôi rất vui khi được nghe về kinh nghiệm của bạn với A, nhưng chúng tôi đang tìm kiếm một người có nhiều kinh nghiệm hơn khi lựa chọn B.”
• “Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian đến phỏng vấn cùng tổ chức vào cuối tuần vừa rồi. Vì một phần quan trọng trong vị trí này cần sự kết nối, chúng tôi quyết định đồng hành cùng một ứng viên có kỹ năng thực hành giao tiếp sâu rộng hơn. Mong rằng anh/chị đừng ngần ngại tiếp tục ứng tuyển sau khi đã có thêm kinh nghiệm trong lĩnh vực này.”
• “Chúng tôi rất vui khi được gặp gỡ bạn trong buổi phỏng vấn vừa qua. Hiện tại, tổ chức đã quyết định lựa chọn một ứng viên khác vào vị trí chính thức. Đây là một quyết định khó khăn, và chúng tôi muốn nhắn gửi rằng bạn không làm gì sai trong buổi phỏng vấn cả. Chúng tôi rất muốn giữ liên lạc với bạn và khuyến khích bạn ứng tuyển vào những vị trí tiếp theo trong tổ chức mà bạn có quan tâm. Bạn có muốn kết nối với chúng tôi trên LinkedIn không?”

Sử dụng ngôn từ trang trọng nhất có thể. Nếu viết email bằng tiếng Anh, hãy thay thế tất cả các dạng viết tắt như “you’re”, “ASAP”, “they’re”, “I’m”, v.v. bằng dạng viết đầy đủ của chúng và đảm bảo rằng tất cả ngữ pháp, dấu câu và chính tả đều chính xác. Điều này nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp và nội dung của lá thư không bị hiểu sai.

Bước 4 – Cảm ơn ứng viên và chúc họ mọi điều tốt đẹp (1’)

Chân thành cảm ơn ứng viên đã cân nhắc đến tổ chức và bạn đánh giá cao thời gian họ đã dành để ứng tuyển cho tổ chức. Chúc họ tiếp tục tìm kiếm việc làm một cách suôn sẻ. Bước này rất quan trọng để kết thúc lá thư một cách trọn vẹn nhất.