Case Clinics – Phòng khám tình huống

Case Clinics, được Presencing Institute phát triển như là một quy trình hỗ trợ, hướng dẫn một đội nhóm hoặc một nhóm đồng đẳng trong đó người đưa tình huống (case giver) trình bày một case (tình huống khó khăn/thách thức), và một nhóm 3-4 người bạn hoặc thành viên trong team giúp đỡ với tư cách là nhà tư vấn dựa trên các nguyên tắc của Theory U và tham vấn quy trình. Case Clinics diễn ra trực tuyến hoặc trực tiếp và cho phép người tham gia kiến tạo ra những cách mới để tiếp cận một thách thức hoặc câu hỏi.

Ghi chú: Theory U - Thuyết U là một phương pháp kiến tạo thay đổi dựa trên nhận thức (Awarness-based System Change) thúc đẩy sự chuyển hóa cá nhân và hệ thống.

Mục đích của quy trình Case Clinics này là giúp truy cập vào trí tuệ và kinh nghiệm của các bạn đồng đẳng và giúp một người phản ứng với một thách thức lãnh đạo theo cách tốt hơn và sáng tạo hơn.

Nguyên tắc được sử dụng

● Trường hợp này phải là một thách thức lãnh đạo mang tính thời sự và cụ thể.

● Người case giver cần phải là người đóng vai trò chủ chốt trong tình huống.

● Những người tham gia trong các case clinic là đồng nghiệp/bạn bè, vì vậy không có mối quan hệ thứ bậc giữa họ.

● Không đưa ra lời khuyên; thay vào đó hãy lắng nghe một cách sâu sắc.

Cách sử dụng & Kết quả

● Ý tưởng cụ thể và sáng tạo về cách ứng phó với thách thức cấp bách của lãnh đạo

● Mức độ tin cậy cao và năng lượng tích cực trong nhóm các bạn đồng đẳng

● Sử dụng với: Thực hành chánh niệm và lắng nghe

Một ví dụ áp dụng

Những người tham gia một chương trình học cao học đã hình thành các nhóm học tập đồng đẳng. Họ làm case clinics này trong khi đang tham gia chương trình và sau đó sử dụng quy trình này cho các cuộc gọi điện thoại hàng tháng của nhóm, cho phép mỗi người tham gia trình bày các tình huống khó khăn/thách thức của mình

Trình tự diễn ra 

• Người đưa ra tình huống – Case giver: Chia sẻ khát vọng cá nhân của bạn và thách thức hiện tại, một cách cụ thể, và trong tình huống đó, bạn đóng vai trò quan trọng. Bạn sẽ có thể trình bày tình huống/thách thức trong 15 phút và bạn sẽ được hưởng lợi từ phản hồi của những bạn đồng đẳng. Trong khi chia sẻ về tình huống của mình, hãy chia sẻ cả ngưỡng học tập cá nhân của bạn (những gì bạn cần buông bỏ và học hỏi).
• Coach: Lắng nghe sâu  — không cố gắng “sửa chữa” vấn đề, nhưng hãy lắng nghe sâu người đưa ra tình huống và trong lúc nghe hãy chú ý đến những hình ảnh, ẩn dụ, tình cảm và cử chỉ mà câu chuyện gợi lên trong bạn.
• Time keeper: Một trong những coach đảm bảo tiến độ của các phần. 

Bước 1: Chọn vai trò trong nhóm (2’)

Trong 2 phút, nhóm lựa chọn 1 người làm case giver - người chia sẻ tình huống và một người làm time keeper - người giữ thời gian cho nhóm. Những người còn lại sẽ đóng vai trò coach. Lưu ý người giữ thời gian cho nhóm cũng đóng vai trò coach và kiêm nhiệm giữ thời gian cho nhóm. 

Bước 2: Chia sẻ ý định từ case giver (15’)

Người case giver hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ về tiếng gọi/sự thôi thúc bên trong bạn. Sau đó, hãy làm rõ tình huống của mình dựa trên những câu hỏi sau:

• Tình hình hiện tại (Current situation): Bạn đang phải đối mặt với thách thức hoặc câu hỏi quan trọng nào?
• Các bên liên quan (Stakeholders): Những người khác có thể nhìn nhận tình huống này như thế nào?
• Ý định (Intention): Bạn đang cố gắng tạo ra tương lai như thế nào?
• Ngưỡng (Threshold): Bạn cần buông bỏ điều gì - và bạn cần học gì?
• Trợ giúp (Help): Bạn cần đầu vào hoặc trợ giúp ở đâu?

Coach lắng nghe sâu và có thể đặt câu hỏi làm rõ nếu muốn (không đưa ra lời khuyên lúc này).

Bước 3. Trở về tĩnh lặng (3’)

Cả nhóm dành 3 phút để trở về tĩnh lặng, và làm theo hướng dẫn sau:

• Hãy lắng nghe Tâm trí cởi mở của bạn (Open Mind): Những hình ảnh/ẩn dụ nào nảy sinh?
• Hãy lắng nghe Trái tim rộng mở của bạn (Open Heart): Bạn cảm nhận được những cảm xúc nào và chúng ở đâu trong cơ thể bạn?
• Hãy lắng nghe Ý chí cởi mở của bạn (Open Will): Những cử chỉ/động tác (gestures) nào có thể thể hiện những điều cốt lõi trong câu chuyện bạn vừa nghe?

Lưu ý: Để hiểu về các khái niệm Open Mind, Open Heart, Open Will, bạn có thể tìm hiểu thêm về Thuyết U và các thực hành, công cụ trong Thuyết U.

Bước 4. Gương soi phản chiếu (Mirroring) các Images - Hình ảnh (open mind), Feelings - Cảm xúc (Open Heart), Động tác - Gestures (open will) (10’)

• Mỗi coach chia sẻ hình ảnh/ẩn dụ, cảm xúc và động tác chuyển động đã nổi lên trong khoảnh khắc tĩnh lặng hoặc trong khi nghe câu chuyện của case giver.
• Sau khi lắng nghe tất cả các coach, case giver hãy phản tư và phản hồi với nhóm những điều mình vừa nghe được.

Bước 5. Đối thoại khả sinh – Generative dialogue (20’)

• Cùng nhau suy ngẫm/phản tư (reflect) về những quan điểm của người case giver và chuyển sang phần đối thoại kiến tạo về cách những quan sát này có thể dẫn tới những quan điểm mới về tình huống.
• Đi theo dòng chảy của cuộc đối thoại. Xây dựng trên ý tưởng của nhau. Hãy trò chuyện trên tinh thần phục vụ người case giver mà không cần áp lực sẽ phải khắc phục hoặc giải quyết thách thức của họ

Bước 6. Gói ghém (Closing remarks) (8’)

• Coach chia sẻ vài lời cảm nghĩ sau phiên vừa rồi
• Case giver chia sẻ: Bây giờ tôi nhìn nhận tình huống của mình như thế nào và hướng tôi dự định sẽ làm tiếp theo?
• Ghi nhận và trân trọng: Các thành viên bày tỏ sự trân trọng tới nhau.

Bước 7. Ghi lại bài học (2’)

Mỗi cá nhân ghi chép lại những bài học mình nhận ra vào sổ/note của mình.