.png)
.png)
Theo phương pháp vòng tròn - The Circle Way, người điều phối chính là người đưa ra lời mời, chuẩn bị không gian tổ chức vòng tròn (định hình chỗ ngồi theo đường viền của hình tròn và khu vực trung tâm vòng tròn), giúp xác định phạm vi cuộc trò chuyện và sau đó tham gia ở vị trí lãnh đạo đồng đẳng (ngang hàng).
Người điều phối không phải là giáo viên, không phải là chuyên gia, mà hơn hết là một người lãnh đạo phục vụ (Servant leader) - có nhiệm vụ mở lời mời, chào đón, đưa ra chỉ dẫn và hỗ trợ người tham gia trong tiến trình vòng tròn.
Điều mà người điều phối cần làm để chuẩn bị cho vòng tròn diễn ra, đó chính là làm rõ mục đích, ý định của vòng tròn. Người ấy sẽ cần đưa ra những quyết định về thời gian, địa điểm diễn ra, tạo một lời mời và gửi tới danh sách những người tham gia tiềm năng.
Trong lời mời gửi tới những người tham gia tiềm năng, người điều phối có thể giải thích ngắn gọn về phương pháp vòng tròn (The Circle Way), mô tả ý định của vòng tròn, đồng thời có thể gửi thêm các tài liệu liên quan đến chủ đề của vòng tròn (nếu có).
Ngay trước khi vòng tròn diễn ra, người điều phối cần chuẩn bị và làm sạch không gian. Đây là tiền đề để tạo ra một bầu không khí thân thiện, thoải mái và chào đón người tham gia.
Các công việc chuẩn bị không gian có thể bao gồm:
"Hosting is an act of leadership that convenes people into a potential learning field." - Christina Baldwin and Ann Linnea
Người điều phối mở màn vòng tròn bằng cách chào đón mọi người và mời gọi sự hiện diện của mọi người bằng cách sử dụng một khoảng lặng, đọc một bài thơ hay một tiếng chuông. Đây là những cách phổ biến để báo hiệu cho mọi người biết rằng vòng tròn đã sẵn sàng và giúp mọi người chuyển dịch từ những tất bật & huyên náo của cuộc sống thường ngày sang một không gian đối thoại với sự tập trung & lắng nghe nhau ở cấp độ cao hơn.
Tiếp đó, người điều phối vòng tròn chia sẻ ý định của bản thân khi mở ra vòng tròn này. Hãy đi vào trọng tâm câu chuyện của bạn để thiết lập bối cảnh cho cách mà mọi người sẽ tham gia vào trải nghiệm vòng tròn. Đâu là lý do bạn mời những con người này có mặt ở đây? Ý tưởng này xuất phát từ nhu cầu nào của bạn? Bạn có hy vọng điều gì ở cả nhóm?
Để cho tiến trình vòng tròn được diễn ra trên tinh thần an toàn - kết nối và đồng kiến tạo, để ai cũng cảm thấy thoải mái sẵn sàng tham gia vào cuộc trò chuyện sắp diễn ra, điều cần thiết là thiết lập được những thỏa thuận chung của nhóm. Cách tốt nhất để người điều phối hỗ trợ nhóm làm điều này là mời gọi cuộc thảo luận và xác định những gì phù hợp với nhu cầu thực tế của vòng tròn bằng ngôn ngữ chung của nhóm.
Với một vòng tròn mới bắt đầu hoặc trong cuộc gặp mặt chỉ diễn ra một lần thì bạn có thể đề xuất một danh sách vài thỏa thuận cho nhóm và hỏi xem mọi người có đồng ý hoặc có thêm/bớt thỏa thuận nào hay không. Dưới đây có thể là một vài gợi ý cơ bản:
Đi qua những phần Chào đón, Chia sẻ ý định/câu chuyện khởi xướng vòng tròn và đọc lên những thỏa thuận nhóm, lúc này người điều phối sẽ mời một vòng chia sẻ đầu tiên, thường gọi là Chào hỏi hay Check in. Tại phần này, người tham gia sẽ giới thiệu bản thân, chia sẻ trạng thái hiện tại của họ, cũng như lý do họ có mặt ở đâu.
Phần Check in là một phần quan trọng để bắt đầu mỗi vòng tròn, là cơ hội để mời gọi những mẩu chuyện gần gũi, chân thật từ mỗi cá nhân, từ đó tạo cảm giác gắn kết.
Những câu hỏi mang tính chất hỏi thăm, như những câu dưới đây có thể giúp bạn khởi lên trong vòng tròn những câu chuyện & hình ảnh đa dạng:
Trong vòng Check in này, bạn với tư cách là người điều phối có thể giới thiệu vật nói - một vật quyền năng mà khi ai cầm nó sẽ có quyền nói, còn những người khác sẽ lắng nghe mà không ngắt lời hay bình luận. Với vòng chia sẻ đầu tiên này, bạn có thể sử dụng hình thức vật nói chuyền tay - lần lượt từng người chia sẻ và chuyền vật nói sang cho người bên cạnh cho tới hết.
Không có một công thức cụ thể nào cho phần này, ngoại trừ việc người điều phối mở ra không gian để duy trì sự tập trung của nhóm vào chủ đề của vòng tròn và chú ý theo dõi thời gian. Trong phần thảo luận này, bạn có thể sử dụng vật nói chuyền tay để giữ cho cuộc thảo luận diễn ra trên tinh thần lắng nghe nhau và tôn trọng cơ hội lên tiếng của tất cả mọi người.
Hoặc bạn cũng có thể sử dụng hình thức trò chuyện mở, cho phép người tham gia tương tác, phản biện qua lại, thuyết phục & xen ngang vào ý tưởng, quan điểm của nhau. Hình thức của trò chuyện mở có thể kích thích sự tuôn chảy của những dòng ý tưởng mới. Bạn cũng cần quan sát để ý xem tới thời điểm nào đó cuộc trò chuyện sẽ cần chậm lại một chút, cho phép người tham gia suy ngẫm nhiều hơn. Lúc đó, bạn sẽ cần tới hình thức chuyền tay vật nói.
Trong quá trình diễn ra thảo luận, nếu có bất kỳ căng thẳng, mâu thuẫn, tranh cãi xảy ra, người điều phối phối hợp có thể gợi nhắc mọi người về thỏa thuận nhóm, về ý định chung của vòng tròn hoặc dùng những câu hỏi tò mò để hỏi mọi người xem điều gì vừa diễn ra. Phối hợp với người bảo hộ, sử dụng những khoảng lặng, giúp người tham gia chậm lại, cùng nhau làm rõ mọi thứ. Từ đó, cả nhóm có thể xoa dịu căng thẳng, và điều chỉnh cách thức thảo luận với nhau trên tinh thần chia sẻ trách nhiệm, và đồng kiến tạo vì lợi ích chung.
"Hosting is an act of generosity that creates space for others to step into their own leadership." - Christina Baldwin and Ann Linnea
Sau những cuộc thảo luận này, cả nhóm có thể rút ra những góc nhìn, kết luận, tri kiến mới về chủ đề; hình thành nên những hành động mới để giải quyết một vấn đề hay những phương hướng tiếp theo của cá nhân hoặc tập thể.
Người điều phối đã mở ra vòng tròn với sự tôn trọng và để cuộc trò chuyện diễn ra trong tinh thần an toàn, bình đẳng với những ý định tốt, và những chia sẻ thảo luận đóng góp bởi người tham gia. Điều quan trọng tiếp theo là cần khép lại vòng tròn ấy bằng những lời kết và chào tạm biệt, để báo hiệu rằng vòng tròn đã kết thúc.
Một câu hỏi đơn giản như “Một điều mà bạn sẽ mang ra khỏi vòng tròn hôm nay? Hay Điều đáng nhớ nhất với bạn hôm nay là gì?” sẽ giúp người tham gia nhìn lại những điều đã diễn ra và chia sẻ ngắn gọn những gì họ đã học được, hoặc trân trọng từ vòng tròn. Sau vòng chia sẻ và lắng nghe cuối cùng này, bạn có thể ngỏ lời mời về cách thức gặp mặt tiếp theo (nếu có), bày tỏ lòng biết ơn và trân trọng vì sự góp mặt của các thành viên. Cuối cùng, kết thúc bằng một nghi lễ chuyển dịch, có thể là thổi nến, đọc một câu trích dẫn, một bài thơ, hay cùng hát một bài, tạo ra một khoảng lặng ngắn. Đây là sự báo hiệu để mọi người chuyển dịch từ không gian vòng tròn về với đời sống thường ngày.
"Hosting is an act of courage that initiates collective transformation." - Christina Baldwin and Ann Linnea
Vòng tròn kết thúc, các vị khách rời đi, bạn có thể sẽ cần dành thời gian để follow - up với họ bằng cách gửi lại họ tóm tắt những điểm trọng yếu trong vòng tròn. Bên cạnh đó, bạn có thể gửi thêm những tài liệu tham khảo, hay những danh sách hành động mà cả nhóm đã đồng ý cùng làm.
Bạn cũng có thể mời gọi những phản hồi, góp ý từ người tham gia về trải nghiệm vòng tròn và hỏi họ xem làm thế nào để trải nghiệm ấy tốt hơn trong những lần sau. Điều phối cùng một người bảo hộ, bạn cũng có thể dành thời gian chiêm nghiệm, phản từ, rút ra bài học kinh nghiệm cho chính bản thân mình.
"Hosting is an act of love that honors life." - Christina Baldwin and Ann Linnea
Điều phối vòng tròn không phải là một công việc dễ dàng nhưng nếu làm được, bạn sẽ có cho mình rất nhiều trải nghiệm ý nghĩa. Là một người điều phối vòng tròn, bạn đang góp phần gắn kết mọi người, thúc đẩy sự hình thành nên trí tuệ tập thể và mang lại những thay đổi tích cực cho đội nhóm, tổ chức và cộng đồng của mình.
Nguồn tham khảo:
(1) The Circle Way. https://www.thecircleway.net/.
(2) The Circle Way — The Circle Way. https://www.thecircleway.net/the-circle-way.
(3) Circle Way Guidelines — The Circle Way. https://www.thecircleway.net/circle-way-guidelines.
.png)
.png)
.svg)
