‍Ý định là nền tảng cơ bản để khởi xướng một vòng tròn. Đặt ý định có nghĩa là hiểu rõ những gì bạn mong muốn đạt được hoặc muốn bản thân và những người khác trải nghiệm. -  (Sổ tay về Phương pháp vòng tròn -  Christina Baldwin và Ann Linnea)

Ý định đóng một vai trò lớn trong quá trình chuẩn bị cho một vòng tròn trong The Circle Way. Ý định được hiểu là mục đích hoặc mong muốn chung của một nhóm hoặc được khởi xướng bởi người kêu gọi buổi gặp gỡ. Ví dụ đó có thể là bất cứ điều gì, từ cách để làm việc nhóm hiệu quả hơn, cuộc họp lập kế hoạch triển khai một dự án, hay bàn bạc cho kỳ nghỉ hè của gia đình,... Ý định thường được thể hiện thông qua một lời mời, hoặc một câu hỏi gợi mở, và cũng có thể thể hiện bằng những đồ vật, hình ảnh vật lý ở khu vực trung tâm vòng tròn. 

Có 4 cách mà ý định có thể đóng góp cho sức mạnh của vòng tròn. 

1. Cung cấp định hướng: 

Ý định giúp định hình mục tiêu và hướng đi cho buổi gặp gỡ. Một lời mời hoặc câu hỏi gợi mở đủ rõ ràng sẽ giúp cho mọi người biết về mục đích chính và điều hướng chia sẻ của mình để có sự tập trung trong cuộc họp. Một ý định rõ ràng cũng sẽ giúp những người điều phối lên kế hoạch cho khung hoạt động để dẫn dắt và thúc đẩy cuộc thảo luận đạt được ý định đó hoặc đưa ra những quyết định chung. Ví dụ, trong buổi họp về lập kế hoạch dự án, ý định có thể là tạo ra một kế hoạch chi tiết về các bước tiếp theo cần thực hiện, vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên để đạt được mục tiêu dự án. Hoặc trong một retreat team-building - kết nối đội nhóm của một phòng ban trong công ty, ý định có thể là tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau và sự gắn kết giữa các thành viên trong phòng, thông qua những chia sẻ đời sống riêng tư hơn bên ngoài công việc. 

Việc thể hiện ý định đó qua hình ảnh trung tâm vòng tròn cũng là một điểm “neo” để mỗi người khi nhìn vào được gợi nhắc về ý định chung này để không đi lạc hướng. Ví dụ trong cuộc họp lập kế hoạch, ta có thể trang trí trung tâm vòng tròn bằng hình ảnh biểu trưng của dự án hoặc sản phẩm của dự án. Còn trong retreat kết nối thì có thể lựa chọn trang trí trung tâm bằng bức ảnh gia đình của các thành viên hoặc những đồ vật gợi cảm giác gia đình ấm áp. 

2. Tạo không gian an toàn.

Một ý định được phát biểu rõ ràng sẽ giúp xác định các nguyên tắc và quy tắc của vòng tròn để tạo ra một môi trường tôn trọng và hỗ trợ, từ đó tạo dựng một không gian an toàn cho mọi người tham gia. 

Ví dụ, trong một buổi họp nói về chủ đề nhạy cảm, ý định có thể là tạo ra một không gian an toàn mà mọi người có thể chia sẻ cảm xúc và quan điểm của mình mà không bị đánh giá hay phán xét. Còn trong một buổi họp lắng nghe nhu cầu cho kỳ nghỉ hè của gia đình, ý định có thể là lắng nghe những mơ ước, nguyện vọng của tất cả thành viên mà không vội vàng bác bỏ, nhất là các thành viên nhỏ tuổi hơn, ít được đưa ra quyết định. Từ đó không gian tạo ra cần có sự an toàn tôn trọng với mọi mơ ước dù là viển vông, ngây ngô nhất. 

Giống như khi chúng ta biết mình có một chiếc hàng rào mềm bảo vệ xung quanh và chiếc đệm lò xo bên dưới, chúng ta sẽ thỏa sức bay nhảy mà không sợ bắn ra ngoài đường. Khi rõ về ý định của vòng tròn, chúng ta có thể cho những ý tưởng được thỏa sức bày tỏ trong giới hạn đó, sẵn sàng chia sẻ cởi mở và thảo luận tự do hơn trong phạm vi những thỏa thuận và quy tắc được đặt ra. 

3. Tạo cảm giác kết nối và tập trung nguồn lực

Ý định giúp tạo cảm giác kết nối giữa những người tham gia, nuôi dưỡng ý chí và tinh thần hợp tác để cùng hướng tới một mục đích chung. Khi một nhóm người đến với nhau cùng đối diện với một thử thách, một vấn đề, điều đó cho họ ý nghĩa và mục đích chung để hướng về. Trong bối cảnh của vòng tròn vốn đề cao tinh thần hợp tác, đồng kiến tạo, một cách tự nhiên và cũng kỳ diệu, mọi người bắt đầu tìm cách làm việc với nhau, tận dụng những nguồn lực sẵn có để vượt qua thử thách và giải quyết vấn đề.

Ở tầng sâu hơn, ý định có thể giúp thúc đẩy những suy ngẫm và chiêm nghiệm sâu sắc về những giá trị, niềm tin và sứ mệnh chung của nhóm, từ đó thúc đẩy sự đồng cảm và sự hợp tác trong vòng tròn. 

Ví dụ, trong một buổi tập huấn cho tổ chức, các thành viên gặp thử thách về thời tiết quá nắng nóng và phòng họp chung không có điều hòa. Thậm chí đó là một khóa tập huấn “đặc biệt” vì người tham gia sẽ tự luân phiên nhau nấu ăn thay vì được phục vụ như ở nhiều thời điểm khác. Lúc này thay vì than phiền và đổ lỗi, mọi người bắt đầu tìm kiếm những giải pháp hữu ích hơn để giải quyết vấn đề và vẫn đạt được mục tiêu là thực hiện chương trình tập huấn. Có những ý tưởng đưa ra như: Học vào buổi tối khi trời đã mát, đi tìm một phòng nào đó xung quanh đây có điều hòa để thuê, thậm chí là học dưới hồ bơi cho mát. Sau khi cân nhắc các phương án, cuối cùng mọi người đi đến thống nhất lùi giờ học buổi chiều muộn hơn, giờ buổi sáng sớm hơn, tận dụng hết số quạt đang có, và vẫn tiến hành việc tự nấu ăn cho nhau. 

Trong buổi cuối chia sẻ ấn tượng trước khi về, rất nhiều người nói rằng họ nhớ nhất quãng thời gian nấu ăn cho nhau và ăn những bữa cơm ngon lành mà đồng nghiệp của mình nấu, rằng đó là những món ăn ngon hơn tất cả các nhà hàng họ từng ăn. Và điều mà người điều phối/trainer nhận ra về giá trị và niềm tin chung của nhóm là tình yêu nghề, tâm huyết với việc giúp đỡ và hỗ trợ những người còn đang khó khăn. Chính tình yêu với nghề đó là ý định chung lớn nhất kéo mọi người lại với nhau, cùng nhau vượt qua những khó khăn trong mấy ngày tập huấn để học được những bài học bổ ích cho chính mình và để giúp đỡ cho khách hàng của mình. 

4. Tạo điều kiện cho sự đóng góp trách nhiệm cá nhân

Khi biết rõ về ý định chung của vòng tròn, các thành viên cũng đồng thời ý thức hơn về khả năng đóng góp của cá nhân mình trong quá trình tham gia vòng tròn đó. Lời mời hay câu hỏi mời gọi có thể giúp khuyến khích người tham gia tích cực chia sẻ ý kiến hơn và chịu trách nhiệm cho sự phát triển và thành công của buổi gặp gỡ. 

Ví dụ, trong một buổi họp phân chia công việc trong một dự án, ý định kêu gọi tinh thần trách nhiệm có thể là: Vòng tròn này mời gọi bạn chia sẻ về mong muốn đóng góp của bạn, cũng như lắng nghe nhu cầu của các công việc trong dự án, từ đó mời gọi bạn thử sức và chủ động chia sẻ trách nhiệm đối với các công việc đang cần người nắm giữ trong quá trình thực hiện.

Hay một vòng tròn chữa lành với mục đích chăm sóc sức khỏe tinh thần sẽ có một lời mời để khuyến khích việc đóng góp những kinh nghiệm, bài học và trí tuệ tập thể như: Hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau tạo một không gian an toàn để có thể chia sẻ những câu chuyện khi mất đi một người thân mà mình yêu quý. Ở đây bạn có thể chia sẻ những điều chưa có cơ hội được nói ra, để có thể được lắng nghe trọn vẹn, được trân trọng những trải nghiệm đó và được học hỏi từ nhau những bài học, những chiêm nghiệm đã giúp mình trên hành trình vượt qua mất mát, đau buồn. 

Trong tất cả các trường hợp trên, ý định đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một khung làm việc và môi trường thích hợp để thúc đẩy sự tương tác, sáng tạo và đóng góp trách nhiệm trong vòng tròn. Nó giúp các thành viên cùng nhau định hình mục tiêu của cuộc gặp gỡ, tạo niềm tin và sự kết nối, và đảm bảo sự tham gia chủ động và tinh thần trách nhiệm, đóng góp của cá nhân.

Để hình thành ý định cho người điều phối vòng tròn trong The Circle Way, bạn có thể áp dụng các bước sau:

1. Tìm hiểu mục tiêu và mục đích của buổi họp: Người điều phối nên nắm rõ mục tiêu và mục đích chính của buổi họp. Điều này có thể bao gồm việc xác định vấn đề cần giải quyết, mục tiêu cụ thể hoặc kết quả mong muốn từ cuộc họp.
2. Lắng nghe và hiểu các quan ngại và mong muốn của các thành viên: Người điều phối nên tạo điều kiện để lắng nghe các quan ngại, ý kiến và mong muốn của các thành viên trong vòng tròn. Điều này có thể thông qua việc tổ chức cuộc trò chuyện riêng hoặc thu thập thông tin từ các thành viên trước buổi họp.
3. Đưa ra một ý định sáng tạo và khích lệ sự tham gia: Dựa trên mục tiêu và mục đích của buổi họp, người điều phối nên hình thành một ý định sáng tạo và khích lệ sự tham gia của mọi người. Ý định này nên có tính bao gồm, tạo động lực và hướng dẫn cho cuộc họp, khuyến khích sự tương tác, thảo luận và đóng góp ý kiến từ tất cả các thành viên.
4. Tạo không gian an toàn và tôn trọng: Người điều phối nên đảm bảo rằng ý định tạo ra một không gian an toàn và tôn trọng, nơi mọi người có thể tự do chia sẻ ý kiến, cảm xúc và ý tưởng mà không bị đánh giá hay phê phán, hay không có sự thiên lệch (bias), ấn định một ý kiến riêng lẻ nào. Điều này giúp mọi người cảm thấy thoải mái và sẵn lòng tham gia vào cuộc gặp.
5. Truyền đạt ý định một cách rõ ràng và súc tích: Người điều phối nên truyền đạt ý định một cách rõ ràng và súc tích cho mọi người trong vòng tròn, có thể chai sẻ thêm về lí do, bối cảnh cho ý định trung tâm đó. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, minh bạch và đưa ra những phương pháp hoặc quy tắc để hướng dẫn cuộc gặp gỡ.
6. Linh hoạt và tinh thần mở: Người điều phối cần linh hoạt và mang theo tinh thần cởi mở để thích ứng với sự phản hồi và thay đổi trong vòng tròn. Họ nên sẵn lòng điều chỉnh ý định nếu cần thiết để đáp ứng nhu cầu và mong muốn của các thành viên. Đồng thời, người điều phối cũng nên khuyến khích các thành viên tham gia vào việc xây dựng và định hình ý định, dựa trên tinh thần lãnh đạo luân phiên, chia sẻ trách nhiệm và đảm bảo sự đa dạng ý kiến trong quá trình chuẩn bị vòng tròn.

Ví dụ, trong một buổi họp lập kế hoạch cho một dự án mới, người điều phối có thể hình thành ý định bằng cách nói: "Ý định của chúng ta trong buổi họp này là xây dựng một kế hoạch chi tiết và khám phá các ý tưởng sáng tạo để hướng đến mục tiêu dự án. Chúng ta sẽ tạo không gian an toàn để mọi người chia sẻ quan điểm và đóng góp ý kiến. Tôi khuyến khích mọi người tự do thảo luận và kết nối các ý tưởng trong quá trình này. Tuy nhiên, nếu có ý kiến nào không phù hợp, chúng ta vẫn sẽ giữ một tinh thần tôn trọng và mở lòng để tiếp thu các ý kiến đa chiều nhất."

‍

Qua 6 bước này, người điều phối không chỉ hình thành ý định cho vòng tròn mà còn tạo ra một không gian mở và linh hoạt để khám phá những ý tưởng mới, cũng như đáp ứng nhu cầu của mọi người trong quá trình chuẩn bị và tham gia vòng tròn.