Im bặt.

Mọi người dường như đang nhìn chằm chằm vào tôi, hoặc là chăm chăm xuống sàn nhà. Bầu không khí dày đặc những điều chưa nói, nhưng lại hoàn toàn yên tĩnh.

"Tôi tò mò điều gì đang xảy ra với mọi người lúc này?" tôi mạnh dạn hỏi. "Điều gì tạo nên khoảnh khắc tĩnh lặng này?"

Sự im lặng tiếp tục tiếp diễn. Tôi cứ để điều đó lơ lửng và chờ đợi (hy vọng) động thái từ ai đó. Không có gì cả. Giờ thì sao?

Khi hồi tưởng lại cuộc thảo luận quá đỗi đặc biệt đó, tôi nhớ lại cảm giác gần như tuyệt vọng mà tôi đã trải qua ('làm ơn, ai đó nói điều gì đi!'). Không ai trong phòng biết nhau, chủ đề rất lớn, mơ hồ và có ảnh hưởng cá nhân đến cuộc sống của những người tham gia. Tôi cũng nhớ rằng chúng tôi đã có rất ít thời gian ngồi với nhau để tìm ra một nền tảng chung nào đó trước khi bước vào cuộc trò chuyện.

Nhìn lại khoảnh khắc đó, tôi nhận ra rằng điều còn thiếu đối với người tham gia là thời gian và không gian có chủ đích để tạo dựng cảm giác kết nối, cũng như có thể “hạ cánh” và định vị bản thân trong một cấu hình nhóm mới. Chính những khoảnh khắc như vậy đã củng cố cho tôi thấy rằng việc tạo ra một không gian bao chứa có chủ đích có thể ảnh hưởng đến khả năng tương tác của một nhóm và chủ đề đang được thảo luận.

Gần đây, sau khi hoàn thành chương trình Điều phối Chuyên sâu Next Stage Facilitation (Trong khuôn khổ chương trình đào tạo điều phối viên chuyên nghiệp Integral Facilitator từ tổ chức Ten Directions), tôi đã có cơ hội trải nghiệm một không gian bao chứa giàu sức nâng đỡ ở vị trí là người tham gia, cũng như thực hành tạo và giữ không gian với tư cách là người điều phối. Trải nghiệm 10 năm điều phối vừa qua đã giúp tôi có những chiêm nghiệm rõ ràng dưới đây.

Vậy “không gian bao chứa” là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy?

Bạn thường nghe người điều phối nhắc đến cụm từ “'không gian bao chứa”. Lần đầu tiên nghe đến thuật ngữ này, tôi đã hình dung ra ẩn dụ về một chiếc hộp lớn trong đó cả nhóm ngồi cùng nhau. Dù phải thừa nhận rằng cụm từ này khiến tôi thấy ngột ngạt với trường nghĩa vật lý của nó, khái niệm này cũng đồng thời giúp chúng ta ý thức về 'thứ gắn kết chúng ta lại với nhau'.

'Không gian bao chứa' đề cập đến bầu năng lượng và các nguyên tắc tương tác rõ ràng mà một nhóm cam kết và đồng kiến tạo. Đó là một nền văn hóa vi mô tạm thời (cảm giác kiểu “cùng tần số”) được mọi người trong phòng (không gian ảo hoặc trực tiếp) cảm nhận một cách tinh tế, có ý thức hoặc vô thức, và tác động cực kỳ lớn đến chất lượng tham gia và tương tác của cuộc thảo luận.

Một phần là hiện tượng tự nhiên và một phần chịu tác động bởi tính toán của con người, không gian bao chứa là sự sáng tạo tập thể. Trong vai trò điều phối, dù tôi có chủ động lên kế hoạch và thiết kế viêc tạo dựng không gian bao chứa, quá trình hình thành đó không bao giờ là hành động của một cá nhân duy nhất – không thể nào. Mỗi cá nhân đều đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo dựng và duy trì tính toàn vẹn của không gian này. (Chi tiết về không gian bao chứa bị rò rỉ sẽ có ở phần dưới).

Một không gian bao chứa vững chắc sẽ tạo điều kiện cho những gì xảy ra?

Dù rằng mỗi cá nhân và cả nhóm sẽ có những trải nghiệm độc đáo riêng, tất cả chúng ta đều cảm nhận được những lợi ích của việc được ở trong một không gian bao chứa vững chắc và bình ổn. Tôi coi một không gian bao chứa vững chắc như một thôi thúc cá nhân để trở nên mở lòng hơn, với một niềm tin đôi chút ngập ngừng rằng mình sẽ được nâng đỡ bởi cả nhóm, đồng thời sẵn sàng làm điều tương tự cho những người khác.

Một không gian bao chứa vững khuyến khích tôi tham gia với một chất lượng và mức độ nhất định nhằm hỗ trợ tư duy sáng tạo mới, sự cởi mở với những quan điểm khác nhau và cơ hội kết nối thực sự với những người xung quanh ở cấp độ con người trong suốt tiến trình này.

Ở vị trí người điều phối, một không gian bao chứa vững chắc giúp tôi chạm tới một độ sâu và sắc thái hiện diện trong nhóm một cách kỳ diệu đến không tưởng.

Người điều phối có thể làm gì để đem đến sức sống cho những không gian bao chứa?

Với tư cách là người điều phối, mỗi chúng ta là sự kết hợp độc đáo giữa kỹ năng, năng lượng và trực giác của riêng mình. Chúng ta rút kinh nghiệm và trau dồi bản thân như một dẫn chất cho sự thay đổi ý nghĩa mà mình mong muốn. Vậy ta có thể làm gì để hỗ trợ quá trình tạo dựng và duy không gian bao chứa?

1. Làm ấm không gian

Là con người, chúng ta có khả năng cảm nhận rất tinh tế về không gian chúng ta bước vào. Dù có ý thức hay không, chúng ta vẫn liên tục đánh giá mức độ an toàn và cảm giác thân thuộc khi tham gia một nhóm mới. Với tư cách là người điều phối, hãy làm bất cứ điều gì để tạo ra cảm giác thoải mái, dễ chịu và ấm áp cho mọi người ngay khi họ bước vào phòng.

Tôi luôn đảm bảo có nhạc phát lên khi mọi người bước vào không gian (trực tiếp hoặc online). Tôi chú trọng đến việc 'phá băng' càng nhanh càng tốt bằng cách nhẹ nhàng mời gọi mọi người tham gia trực tiếp vào việc gì đó. Tôi đảm bảo rằng chúng tôi có cách thức phù hợp để mời người tham gia giới thiệu bản thân. Thức ăn và đồ uống phù hợp với văn hóa cũng là một cách tuyệt vời để tinh tế gửi đi tín hiệu rằng “bạn được chào đón ở đây”. Vài phút đầu tiên của buổi họp mặt đóng vai trò then chốt trong việc thiết lập tinh thần mà nhóm sẽ gắn kết trong suốt phần thời gian còn lại.

2. Cam kết cộng đồng/Quy tắc tham gia

Mặc dù đôi khi bị coi nhẹ là vấn đề hình thức, nhưng những cam kết mà một nhóm đưa ra về cách họ sẽ tương tác với nhau là một phần quan trọng trong việc xác định chuẩn mực giao tiếp, quản lý kỳ vọng và thiết lập ranh giới trong nhóm. Những cam kết này thể hiện các giá trị và khi được thực hiện tốt, sẽ khiến các nhóm thực sự xem chúng là giá trị của riêng mình và bắt đầu cảm thấy hoà nhập với dòng chảy thay vì bị ép buộc. Đây cũng là một cấu trúc khớp nối mang tính hỗ trợ mà với tư cách là người điều phối, chúng ta có thể xem lại nếu sau này cảm thấy có rò rỉ trong không gian bao chứa và cần tiến hành điều chỉnh.

3. Thời gian và sự rộng rãi trong tiến trình

Đây là một trong những yếu tố lớn nhất tác động đến quá trình tạo không gian bao chứa - quá vội vã hoặc gạt bỏ hoàn toàn các thành tố nền tảng nhằm cố gắng đạt được nhiều hơn với ít nguồn lực hơn (thực sự thì điều đó có bao giờ thực sự hiệu quả?).

Mọi người cần thời gian để ‘tiếp đất’ và kết nối với không gian trước khi họ có thể tham gia một cách trọn vẹn. Thời gian và sự rộng rãi cũng là những yếu tố quan trọng cần cân nhắc để xây dựng một không gian bao chứa thực sự có thể bao hàm được tất cả mọi người. Việc vội vã bắt đầu một điều gì đó có thể khiến nhóm cảm thấy khó chịu và khó hiểu, và thường dẫn đến việc họ đáp ứng nhu cầu giao tiếp của mình theo một cách khác: đi chệch khỏi những gì bạn đề nghị họ thực hiện, không tham gia một cách tận tâm, hoặc hoàn toàn không quan tâm.

4. Kỹ năng điều phối

Với tư cách là người điều phối, chúng ta phải nhận thức và chú ý liên tục đến những gì đang nảy sinh từ bên trong nhóm hoặc tác động đến nhóm từ bên ngoài. Theo cách riêng của mình, chúng ta cần trau dồi kỹ năng linh hoạt ứng biến để có thể hỗ trợ tập thể tiếp tục thực hiện mục tiêu đã đặt ra (hoặc quyết định chuyển hướng nếu đó là điều cần thiết).

Điều gì ảnh hưởng đến không gian bao chứa?

Tất cả những điều này nói lên rằng, không gian bao chứa không hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của bất kỳ ai. Thông thường, với tư cách là người điều phối, chúng ta có thể thấy mình bị ‘trói tay’ , động lực nhóm (group dynamics) đã có từ trước có thể gây ra thách thức đáng kể, hoặc đơn giản, đó là bản chất khó đoán của con người khi ở cùng nhau trong một không gian. Tạo và chăm sóc không gian bao chứa là chuẩn bị những gì có thể để thực hiện công việc cùng nhau một cách tốt đẹp, dù không có gì đảm bảo rằng mọi thứ sẽ diễn ra chính xác theo dự định ngay từ đầu. Tuy nhiên, với tư cách là người điều phối, chúng ta biết rằng thực ra đó không hẳn là điều tiêu cực.

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sức mạnh và chất lượng của các không gian bao chứa nhóm, bao gồm nhưng không giới hạn ở:

- Các chuẩn mực và động lực nhóm có sẵn

- Phân chia quyền lực và đặc quyền

- Họp mặt online và họp mặt trực tiếp (và chất lượng của chính không gian vật lý)

- Thời gian phân bổ và tính linh hoạt trong thiết kế quy trình

- Kỳ vọng của người tham gia

- Sự hiện diện và cam kết của người tham gia (ví dụ: người vào và ra)

Nếu không gian bao chứa quan trọng như vậy thì tại sao chúng lại thường xuyên vắng bóng?

Thông thường, khía cạnh xây dựng nền tảng quan hệ của một quy trình thiết kế sẽ bị bỏ qua vì lý do thời gian. Có thể khách hàng muốn phiên thảo luận ngắn hơn (và rẻ hơn), có thể nhóm chỉ đơn giản là không thể sắp xếp thêm thời gian để ở lại lâu hơn. Bất chấp điều đó, không gian bao chứa – dù vô hình nhưng vẫn có thể cảm nhận được, thường có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố thời gian. Và tất cả chúng ta đều cảm thấy 'một không gian bao chứa bị rò rỉ' - đột nhiên, toàn bộ cuộc trò chuyện tập trung vào chỗ rò rỉ và nhóm tạm thời bị chệch khỏi mục tiêu ban đầu.

Điều này có thể trông giống như một nhóm đang di chuyển theo vòng tròn, tiến gần hoặc lùi lại hoặc thậm chí đi chệch hướng theo cách không mang tính hỗ trợ. Bạn có thể cảm thấy cuộc trò chuyện đang tan rã hoặc rời rạc – mất đi trọng tâm.

Điều này cũng có thể dẫn đến việc nhóm mất tập trung, bị phân tâm (trả lời email, nghe điện thoại hoặc rời đi), mất năng lượng nói chung cũng như động lực của sự gắn kết với nhau.

Điều gì xảy ra khi không gian bao chứa bị rò rỉ?

Nếu không có không gian bao chứa vững vàng, nhiều điều có thể bị ảnh hưởng:

- Sự tin tưởng

- Sự trung thực

- Sự can đảm để mở lòng

- Sự sáng tạo

- Chia sẻ hoặc mạo hiểm với những ý tưởng mới

- Khả năng lắng nghe sâu

- Khả năng cảm nhận mọi người

- Chiều sâu

- Các sắc thái vi tế

Tất cả điều này bắt nguồn từ ý thức về mối quan hệ của con người trong không gian. Điều này chỉ có thể được tạo ra và nuôi dưỡng một cách có ý thức với sự hỗ trợ của người điều phối cùng lời mời đến các thành viên để thực sự biến không gian thành của riêng họ và tham gia vào quá trình này một cách có ý nghĩa.

Có thể làm gì khi không gian bao chứa bị rò rỉ?

Tin tốt là không gian bao chứa có thể được sửa chữa ngay lập tức. Mỗi người chúng ta sẽ có chút khác biệt trong cách tiếp cận. Sự tham gia gần đây của tôi vào chương trình Next Stage Facilitation đã giúp tôi tập trung rõ ràng hơn về lợi thế của tôi và những động thái hỗ trợ cụ thể trong thời điểm này. Với tư cách là người điều phối, tôi đã rút ra và tích cực thực hành kỹ năng nhận thức sâu sắc về trạng thái của không gian bao chứa tại bất kỳ thời điểm nào.

Một phương pháp mà tôi đã rút ra từ kinh nghiệm của mình là khi tôi nhận thấy không gian bao chứa bị rò rỉ hoặc bị xâm phạm theo cách nào đó, tôi sẽ nhẹ nhàng gọi tên nó ra – ví dụ như: “Tôi muốn mời chúng ta tạm dừng. Chuyện gì đang xảy ra vậy? Tôi đang nhận thấy [...], liệu mọi người có thấy vậy không?

Việc diễn đạt bằng lời những cảm nhận về năng lượng nhóm khi có sự hiện diện sâu sắc đã không chỉ hỗ trợ tôi có thể sửa chữa không gian bao chứa tốt hơn mà còn giúp tôi giảm thiểu việc thực hiện những động thái mà nhóm có thể không cần.

Phạm vi của các kỹ thuật điều phối trong không gian bao chứa là gần như vô hạn: Bạn đang tò mò muốn tìm hiểu thêm về những kỹ năng cụ thể nào?

Về tác giả:

Kareen Wong tốt nghiệp Khóa học Chuyên sâu về Điều phối Next Stage kỳ Mùa thu năm 2022. Wong là nhà khai vấn và nhà tư vấn được chứng nhận tại công ty tư vấn cá nhân Kareen Wong Coaching & Consulting của riêng mình. 

Nguồn bài viết: https://tendirections.com/the-art-of-the-container/

Dịch và hiệu đính: Tròn Lành Việt Nam

‍

‍

‍