.png)
.png)
‘Chừng nào mà mỗi thành viên trong team đều có cơ hội như nhau để tỏ bày và đóng góp, đội ngũ đó sẽ vững vàng,’’ Woolley Anita, nhà nghiên cứu của dự án Aristolte từ Google về các yếu tố làm nên một đội nhóm thành công, chia sẻ. ‘‘Nhưng nếu chỉ có một người hoặc một số người chiếm sóng, trí tuệ tập thể sẽ dần mất đi.’’
Là một người trưởng nhóm, một người lãnh đạo, bạn có quan sát thấy những điều này diễn ra trong nhóm mình:
Bạn hầu như là người duy nhất lên tiếng. Còn lại các thành viên khác một là đồng ý, hai là im lặng?
Chỉ có 1, 2 người là luôn lên tiếng. Khi bất cứ một tiếng nói nào khác, những thành viên này sẽ bác bỏ hoặc chê bai ngay lập tức?
Các thành viên lớn tuổi, hoặc chức vị cao hơn, hoặc là nam giới, có xu hướng nói nhiều hơn và bác bỏ ý kiến của các thành viên nhỏ tuổi hơn, ít kinh nghiệm hơn, hoặc là nữ giới?
Và khi các thành viên khác cố gắng liên tiếng, bạn có nhận thấy điều này ở chính mình hay ở các thành viên:
Nhảy ngay vào cắt ngang lời của người nói.
Phán xét ngay lập tức: Cái này không được em ơi, cái kia không được em ơi.
Mong muốn nghe ý kiến mình đã có, thay vì ý kiến mới, ý kiến mình chưa hiểu: "Em phải nghĩ thế này này", "nghĩ như em là không được",...
Nói chung là, mong muốn người khác chủ động chia sẻ ý kiến nhưng ý kiến mà khác mình suy nghĩ, mình không ưng thì bác bỏ ngay.
Những biểu hiện trên đặc trưng của tư duy tập thể (groupthink):
"...mọi người tìm kiếm sự đồng ý bằng bất cứ giá nào và không quan tâm đến hậu quả vì sợ phá vỡ sự đồng thuận của nhóm."
HIện tượng tâm lý này bắt nguồn từ tư duy lãnh đạo chuyên quyền, mong muốn mọi người phải chiều theo ý mình, và phong cách quản trị bằng thưởng-phạt theo mong muốn chủ quan và thường cổ xúy cho các định kiến cá nhân. Tư duy lãnh đạo này tạo nên một văn hóa tổ chức thiếu đi sự tin tưởng, chia sẻ cũng như học hỏi. Hệ lụy của văn hóa này là các quyết định tập trung vào người lãnh đạo quá nhiều, nhất là khi người lãnh đạo không thể biết hết mọi thứ, dẫn đến các lỗ hổng trong quá trình quyết định.
Về lâu dài, các hệ lụy kéo theo là trải nghiệm nhân viên không thỏa mãn, tỉ lệ nghỉ việc cao và burn-out rate cho chính người lãnh đạo.
Lãnh đạo tham gia là tư duy lãnh đạo tập trung vào xây dựng sự cộng tác, sự tham gia và quyết định chung. Đây là một hướng tiếp cận khuyến khích sự hợp tác, sự bao gồm và quyết định được chia sẻ bởi tập thể, thay vì luôn luôn tập trung vào một ngưỡi lãnh đạo. Tư duy lãnh đạo tham gia luôn chú ý đến việc kích hoạt sự tham gia của các thành viên trong nhóm và các bên liên quan khác vào quá trình ra quyết định, cũng như xây dựng một văn hóa an toàn, kết nối và đồng kiến tạo.
Để thực hành lãnh đạo tham gia, người lãnh đạo cần bắt đầu từ nhận thức giá trị và chuyên môn của từng cá nhân trong tổ chức hoặc nhóm. Họ khuyến khích giao tiếp mở, khuyến khích sự bày tỏ quan điểm đa dạng và tạo cơ hội để mọi người đóng góp ý kiến và hiểu biết của mình.
Để kích hoạt được tư duy lãnh đạo này, đầu tiên, người lãnh đạo cần nhận thức rõ rằng:
Mình không thể biết được hết tất cả, không phải lúc nào mình cũng đúng, và mình cần ý kiến, tư duy và trải nghiệm đa chiều để có thể liên tục học hỏi từ đội nhóm của mình.
Chỉ khi có được tư duy lõi này, người lãnh đạo có thể bắt đầu ứng dụng được các tiến trình tham gia.
Một trong những kĩ năng không thể thiếu của một người lãnh đạo có tư duy tham gia (participatory mindset) là các tiến trình mời gọi tham gia. Dưới đây là 5 bước đơn giản được ứng dụng từ mô hình Vòng tròn The Circle Way, một trong những phương pháp nền tảng để hỗ trợ đội nhóm có thể giao tiếp ý thức hơn với nhau. 5 bước sau có thể được ứng dụng trong bất cứ cuộc họp nào để tạo nên một môi trường an toàn, kết nối và đồng kiến tạo cho một đội nhóm.
Một căn phòng họp thông thường sẽ có bàn ghế sắp xếp để nhìn về một hướng như một lớp học, người mà mọi người hướng vào sẽ là người lãnh đạo. Một chút thay đổi về không gian tạo cảm giác mới mẻ và đồng thời tác động trực tiếp đến cách mọi người tư duy.
Xếp bàn ghế thành hình vòng tròn, bỏ bàn để các thành viên được thấy rõ nhau nhất, khiến cho người lãnh đạo có vị trí đồng đẳng với các thành viên khác, đồng thời giúp các thành viên có thể tập trung lắng nghe và quan sát nhau một cách rõ ràng hơn.
Lần tới, tại sao bạn không thủ cách đơn giản này nhỉ? Và quan sát xem phản ứng lạ lẫm nhưng cũng thú vị từ các thành viên ra sao?
Rất nhiều cuộc họp bắt đầu bằng câu: Nào họp thôi, đây, chúng ta cần bàn cái này? Mọi người nghĩ sao? Đây là cách họp sai lầm nhất với bất kì đội nhóm nào. Chắc hẳn bạn cũng từng trải qua cảm giác này trong lớp học nhỉ? Thầy cô hỏi một câu hỏi bất ngờ, và bạn thì chẳng bao giờ sẵn sàng.
Một kĩ năng tiên quyết để tạo điều kiện cho một tiến trình tham gia là dành thời gian để làm rõ ý định, làm rõ outcome và chuẩn bị tinh thần cho người tham gia. Hãy dành ít nhất 5 phút để chia sẻ cho đồng đội:
Hôm nay chúng ta cần họp những điều gì?
Tại sao những điều này lại quan trọng?
Và đây là kết quả rõ ràng chúng ta cần đạt được.
Luôn để ý dành thời gian để hỏi thăm xem các thành viên khác cảm thấy rõ và đủ với những điều này chưa, họ có muốn góp ý điều gì không. Tất cả những góp ý này có thể được thêm vào ngay trong agenda hoặc thống nhất cho một buổi họp khác.
Bạn cũng có thể tạo cảm hứng cho một cuộc họp bằng cách chia sẻ một câu chuyện có liên quan đến chủ đề họp, một bài học/cảm nghĩ cá nhân về công việc/cuộc sống. Việc mang những chía sẻ cá nhân ý nghĩa là một cách mà người lãnh đạo làm mẫu về sự cởi mở và kết nối trong nhóm.
AI cũng đều có xu hướng muốn nghe chuyện! Một câu chuyện dù ngắn giúp chúng ta trở nên chăm chú hơn rất nhiều.
Để đảo ngược lại văn hóa mà tiếng nói người lãnh đạo luôn chiếm sóng, chúng ta cần có một thực hành đơn giản để trao cơ hội cho mọi người lên tiếng. Check-in là một hoạt động mời gọi lần lượt từng thành viên được lên tiếng ngay từ đầu một buổi họp/gặp mặt. Check-in thường bắt đầu bằng một câu hỏi/lời mời ngắn, liên quan đến công việc hoặc cuộc sống:
Thời tiết bên trong bạn lúc này thế nào?
Mức năng lượng hiện tại của bạn ra sao? Có nhu cầu gì bạn mong muốn được hỗ trợ mà các thành viên cần biết không?
Có điều gì bạn rất mong muốn ngày hôm nay chúng ta cần đạt được sau buổi họp này không?
Rất nhiều cuộc họp khi bắt đầu bằng một người thao thao bất tuyệt, hầu hết các thành viên đều cảm thấy buồn chán và mất năng lượng. Nhu cầu đằng sau đó của họ là: Liệu tôi có thể mang lại giá trị gì không? Có cần tôi ở đây không? Tôi lên tiếng thì có ai nghe tôi không?
Bắt đầu với những check-in ngắn, tầm 5-10 phút, để tạo nên thói quen lên tiếng và "có mặt" của các thành viên, đồng thời, đây là cách người lãnh đạo tự ý thức thực hành lắng nghe và kết nối với từng thành viên của mình.
Vật nói là một phương tiện đơn giản để hỗ trợ việc san sẻ cơ hội lên tiếng. Vật nói có thể bất kì một đồ vật trong phòng (cái bút, quyển sổ, viên phấn, cái đồng hồ) được sử dụng với nguyên tắc: Ai cầm vật nói là người đang có quyền nói và không ai được ngắt lời - "Tôn trọng vật nói" là điều mà người điều phối cuộc họp/người lãnh đạo cần lưu ý và nhắc nhở các thành viên.
Vật nói hay được chuyền liên tục trong một vòng tròn đến từng người để mở ra cơ hội lên tiếng.
Việc sử dụng vật nói tuy đơn giản nhưng góp phần tạo ra cơ chế hỗ trợ các tiếng nói ít khi lên tiếng được trao cơ hội. Vật nói được dùng ngay từ phần check-in để mọi người đều được thực hành "có mặt" và "lên tiếng". Một lưu ý khi sử dụng vật nói là không dùng vật nói như một cách để "ép" các thành viên lên tiếng.
Luôn luôn có một nguyên tắc: Khi không sẵn sàng hoặc không có điều gì cần được nói, bất cứ thành viên nào cũng có thể bỏ qua, chuyền vật nói cho người tiếp theo. Và không phải lúc nào cũng cần dùng vật nói.
Ngoài việc sử dụng trong check-in và check-out (chia sẻ ở dưới), công dụng quan trọng nữa của vật nói là khi các thảo luận bắt đầu bị chiếm sóng bởi một số thành viên, các tiếng nói khác bắt đầu bị cắt ngang, thì việc mời lại vật nói giúp việc lắng nghe trở nên tốt hơn. Người điều phối/người lãnh đạo tuân thủ nguyên tắc "tôn trọng vật nói" đang truyền tải thông điệp quan trọng cho nhóm của mình:
"Tôi sẵn sàng bảo vệ sự tôn trọng trong giao tiếp và cam kết với việc lắng nghe trọn vẹn."
Đọc thêm về vai trò và tầm quan trọng của "vật nói" trong vòng tròn.
Check-out là tiến trình ngược lại với check-in. Đây là hoạt động để mở ra cơ hội lên tiếng cuối cùng cho nhóm trong thời gian họp. Hoạt động check-out cũng bắt đầu bằng một câu hỏi ngắn/lời mời ngắn để từng thành viên được lên tiếng:
Bạn cảm thấy thế nào về kết quả của buổi họp của chúng ta? Điều gì cần hoan nghênh?
Bạn còn điều gì băn khoăn, chưa thỏa mãn, và cần được nói ra nốt trước khi chúng ta đóng lại không?
Một hành động bạn sẽ làm ngay sau buổi họp này sẽ là gì?
Một cam kết bạn sẽ thực hiện với một thành viên khác sau buổi họp sẽ là gì?
Sau buổi họp này, bạn đã rõ hơn điều gì?
Một tiến trình check-out ý nghĩa là việc đặt câu hỏi đúng để các thành viên được đóng gói lại cuộc họp và neo vào những điều quan trọng đối với cá nhân họ cũng như nhóm.
Chỉ với 5 tips đơn giản bên trên thôi, bạn cũng có thể giúp cho đội nhóm của mình tham gia nhiều hơn và thực sự đóng góp những điều họ suy nghĩ. Nên nhớ là bạn luôn luôn cần phải chiêm nghiệm tư duy của chính mình về việc thực sự muốn lắng nghe và thể hiện rõ ràng việc mình đã lắng nghe qua các chia sẻ, quyết định và hành động của mình ra sao. Chỉ đơn thuần thực hiện tiến trình mà không làm việc với tư duy thì chỉ như việc dùng dùng vỏ kiếm để lâm trận.
Đồng thời, việc ứng dụng các tiến trình này giống như việc tập luyện thể thao, hãy bắt đầu nhỏ và nhẹ, sau đó làm thường xuyên và tăng dần cường độ. Văn hóa đội nhóm không phải cứ ứng dụng máy móc một tiến trình là xong. Đi từng bước một, bạn sẽ dần dần chứng kiến những thành viên, lúc đầu có thể cầm vật nói và bỏ qua, không muốn lên tiếng, đến khi họ bắt đầu chia sẻ nhiều lên, và rồi trở thành người thực sự chú tâm, năng nổ chia sẻ suy nghĩ của mình.
Tất cả bắt đầu từ bước thử nghiệm ngay từ bây giờ của bạn.
Nguồn tham khảo:
Duhigg, C. (2016, February 28). What Google Learned From Its Quest to Build the Perfect Team. The New York Times. https://www.nytimes.com/2016/02/28/magazine/what-google-learned-from-its-quest-to-build-the-perfect-team.html
.png)
.png)
.svg)
