Là vai trò ít được biết đến hơn, ít sự rõ ràng hơn, và dường như là “vai phụ” so với vai trò Người điều phối, nhưng vai trò Bảo hộ thực sự đóng một vị trí quan trọng trong tiến trình vòng tròn, và là một trong những đóng góp quan trọng nhất của Phương pháp vòng tròn trong công việc điều phối. 

Nếu như người điều phối là người “đưa ra lời mời, xác định phạm vi cuộc trò chuyện”, và dẫn dắt tiến trình vòng tròn đi từ đầu đến cuối, thì người bảo hộ, giống như cái tên, là người bảo vệ, người đảm bảo cho chủ đích đó được chú tâm, duy trì, và những thỏa thuận tạo không gian an toàn được giữ vững. 

‍

Cùng với người điều phối, “người bảo hộ” sẽ giám sát và giúp bảo vệ, chăm sóc các khía cạnh tinh tế hơn của quy trình vòng tròn. (Sổ tay về Phương pháp vòng tròn -  Christina Baldwin và Ann Linnea)

Nhiệm vụ của người bảo hộ trong vòng tròn

Sự có mặt của vai trò bảo hộ trong Phương pháp vòng tròn không chỉ đảm bảo sự an toàn và tôn trọng, mà còn tạo điều kiện cho sự khám phá và phát triển bản thân của mỗi thành viên trong nhóm. Người bảo hộ có thể đóng góp cho việc nhìn ra và khai thác tiềm năng của các thành viên, khám phá và phát triển những ý tưởng sáng tạo, cũng như khuyến khích sự tự tin và tham gia tích cực trong vòng tròn.

Thêm vào đó, vai trò bảo hộ còn giúp duy trì sự cân bằng và bình đẳng trong vòng tròn, đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội được nghe và được người khác lắng nghe, sự chú ý không tập trung quá mức vào một người nào đó và cũng không có tiếng nói nào bị bỏ qua. Người bảo hộ cũng có nhiệm vụ đảm bảo quy tắc và tiến trình của The Circle Way được tuân thủ và nhóm hoạt động một cách hiệu quả trong tình thần hợp tác, đồng kiến tạo.

Vai trò bảo hộ không chỉ là một vai trò đơn thuần mà là một tinh thần được mang theo trong suốt quá trình của phương pháp vòng tròn.

Vai trò bảo hộ trong phương pháp vòng tròn - The Circle Way gắn liền với tiếng chuông và khoảng tạm dừng (hay còn gọi là khoảng lặng). Về mặt hình thức, công việc chính của người bảo hộ chính là rung chuông, và ở cốt lõi, là sử dụng những khoảng lặng một cách tinh tế để điều hòa năng lượng của vòng tròn. Người bảo hộ có thể rung chuông để: 

• báo hiệu sự bắt đầu hoặc kết thúc của một phần nào đó, tất cả mọi người dừng lại để hít thở và chuyển dịch sang phần tiếp theo
• báo hiệu những khoảng tạm dừng bất cứ lúc nào mà vòng tròn cần 

‍

Người bảo hộ có thể rung chuông theo hai cách: 

• Mỗi lần rung hai tiếng chuông: tiếng thứ nhất để báo hiệu bắt đầu quãng nghỉ, và tiếng chuông thứ hai, sau khoảng 15 giây, hay 3 hơi thở, để báo hiệu kết thúc quãng nghỉ, quay về tiếp với phần chia sẻ, thảo luận.
• Mỗi lần rung một tiếng chuông: báo hiệu dừng lại, mọi người cùng hít thở. Và người bảo hộ sẽ thông báo khi kết thúc tiếng chuông, vòng tròn có thể quay trở về phần chia sẻ. 

Người bảo hộ cũng có thể giải thích lý do mời gọi khoảng tạm dừng này trước hoặc sau tiếng chuông để mọi người hiểu về ý định và ý nghĩa của nó. 

Khoảng tạm dừng, hay còn gọi là khoảng lặng, là lúc tất cả mọi người sẽ dừng lại mọi hành động, mọi lời nói trong một khoảng thời gian ngắn, khoảng 15 giây, rồi mới quay trở lại tiếp tục tiến trình. Khoảng lặng có thể được đề xuất bởi bất cứ ai trong vòng tròn, khi người đó cần dừng lại để hít thở, lắng nghe một cảm xúc nào đó, để lắng đọng lại một câu chuyện nào đó, hay nhìn rõ hơn những điều gì quan trọng đang nổi lên. 

‍Để sử dụng phương pháp bảo hộ này, vòng tròn cần có một chiếc chuông nhỏ hoặc lục lạc - bất kỳ vật nào tạo ra âm thanh dễ chịu và đủ lớn để có thể nghe được trong khi trò chuyện. Thường trong từng cuộc họp, các thành viên sẽ luân phiên tình nguyện làm người bảo hộ và được phép can thiệp vào hoạt động nhóm khi thấy cần kêu gọi một khoảng tạm dừng. (Sổ tay về Phương pháp vòng tròn -  Christina Baldwin và Ann Linnea)

‍

Khi nào thì Người bảo hộ có thể sử dụng khoảng tạm dừng này?

Đây là một vài tình huống mà người bảo hộ có thể phát huy vai trò của mình trong tiến trình vòng tròn.

Trường hợp thứ nhất: khi có người chia sẻ lan man, hoặc sang chủ đề khác xa hơn với chủ đích ban đầu của vòng tròn

Người bảo hộ khi đó có thể gợi nhắc người tham gia trở về với trọng tâm, hướng sự tập trung vào trung tâm vòng tròn - cũng chính là ý định hay chủ đích chính của vòng tròn. Ví dụ mời gọi những chia sẻ tập trung hơn vào chủ đề hay đi thẳng vào trả lời câu hỏi gợi ý. 

Đôi khi, ngoài việc mời tiếng chuông, người bảo hộ có thể nhắc nhẹ bằng lời nói về chủ đích chính của vòng tròn để mọi người nhớ lại. 

Ví dụ trong một cuộc họp về chiến lược, định hướng chung của tổ chức, có ai đó bắt đầu đi chi tiết về kế hoạch cho một sản phẩm cụ thể nào đó, người bảo hộ có thể rung chuông, và nhắc nhở một cách lịch sự: “Rất ghi nhận ý kiến và chia sẻ của anh cho sản phẩm T. Trong khuôn khổ thời gian và mục đích của cuộc họp này, chúng ta sẽ không thể bàn cụ thể về sản phẩm này được, nên hãy để dành cuộc thảo luận đó cho một buổi họp khác. Bây giờ xin mời mọi người quay trở lại với trọng tâm của cuộc họp chiến lược ngày hôm nay.” 

Trường hợp thứ hai: khi có một thỏa thuận nào đó bị vi phạm

Người bảo hộ có vai trò đảm bảo không gian an toàn cho người tham gia thông qua việc giữ vững các thỏa thuận, đảm bảo mọi thành viên đều tôn trọng và thực hiện theo những thỏa thuận mà vòng tròn đã đặt ra từ đầu buổi. Bất cứ khi nào người bảo hộ nhận thấy một thỏa thuận nào đó đã không được thực hiện đúng, người bảo hộ có thể mời một tiếng chuông để tất cả dừng lại, sau đó đọc lại, hay nhắc lại về những thỏa thuận này. 

Ví dụ, khi một thành viên trong nhóm bị ngắt lời, ai đó nói chêm vào, bình luận khi người cầm vật nói vẫn đang nói, người bảo hộ có nhiệm vụ can thiệp và nhắc nhở mọi người về thỏa thuận lắng nghe với sự chú tâm. Người bảo hộ sẽ rung một tiếng chuông và sau khi mọi người dừng lại, sẽ nhắc nhở nhẹ: "Chúng ta đang ở trong không gian vòng tròn và mọi người có quyền được nói xong ý kiến của mình trước khi người khác phản hồi. Chúng ta hãy lắng nghe trọn vẹn chia sẻ của bạn Y. trước khi đến lượt mình cầm vật nói nhé."

Trường hợp thứ ba, ai đó chia sẻ một điều khó khăn mà mọi người sẽ cần dành thời gian để ghi nhận và thể hiện sự tôn trọng trước khi chuyển sang người kế tiếp

Người bảo hộ lúc này có thể đã nhận thấy có những cảm xúc khó bắt đầu dâng lên trong vòng tròn, sẽ mời gọi một tiếng chuông để mọi người cùng hít thở và có không gian và thời gian để làm lắng lại những cảm xúc đó. Điều này đặc biệt quan trọng khi vòng tròn có những câu chuyện khó khăn, khơi gợi cảm xúc mạnh như xúc động, căng thẳng, tức giận, lo lắng, sợ hãi,... Nếu như tiếp tục, có thể cuộc trò chuyện sẽ không mang lại kết quả, hoặc thậm chí sẽ trở nên rối bời với những cảm xúc liên tiếp được kích hoạt theo dây chuyền. Khoảng lặng sẽ cho phép những cảm xúc đó được ghi nhận, được quan sát và chăm sóc, được lắng dịu xuống hoặc đi qua.

Ví dụ, người bảo hộ sau khi rung chuông, cùng mọi người hít thở, có thể nói: “Cảm ơn chia sẻ của bạn, và cảm ơn mọi người đã chia sẻ những cảm xúc này cùng nhau. Tất cả chúng ta đang ở trong không gian vòng tròn này để tạo điều kiện cho mỗi người được tự do chia sẻ và cảm nhận. Nếu có ai đó đang trải qua những cảm xúc mạnh và cần thời gian để lắng xuống, bạn có thể ngồi lại hít thở sâu, check-in với chính mình. Bạn có thể nương tựa vào không gian vòng tròn để lắng dịu lại, và khi nào sẵn sàng thì chia sẻ. Hoặc bạn cũng có thể đứng lên và ra ngoài hít thở, nếu cảm thấy điều đó tốt cho bạn hơn, và quay trở lại khi bạn đã cảm thấy sẵn sàng. Hãy lắng nghe để tự chăm sóc bản thân, và chia sẻ khi nào bạn cảm thấy thoải mái, hỏi sự trợ giúp nếu bạn cảm thấy cần. Vòng tròn luôn ở đây để hỗ trợ và lắng nghe bạn.”

‍

‍

Trải qua rất nhiều tình huống, chúng tôi nhận thấy vai trò bảo hộ có ý nghĩa trung tâm trong Phương pháp Vòng tròn, đặc biệt trong những thời điểm không thể tránh khỏi xung đột phát sinh. Bất cứ ai đều có thể yêu cầu người bảo hộ thỉnh chuông bất cứ lúc nào. Đây cũng là cách mà vai trò lãnh đạo được luân chuyển trong vòng tròn. Một người chịu trách nhiệm bảo hộ, nhưng tất cả các thành viên khác đều có thể hỗ trợ. (Sổ tay về Phương pháp vòng tròn -  Christina Baldwin và Ann Linnea)

Liệu người bảo hộ và người điều phối có thể là cùng một người không? 

Hay nói cách khác, người điều phối có thể làm luôn vai trò “bảo hộ” trong vòng tròn được không? 

Trong một số trường hợp đặc biệt, bất khả kháng, không có ai có thể giữ vai trò người bảo hộ, thì cũng có thể người điều phối sẽ chịu trách nhiệm luôn vai trò này. Tuy nhiên, trong vòng tròn, chúng tôi luôn khuyến khích tinh thần “lãnh đạo luân phiên” và mời gọi một ai đó trong vòng tròn làm người bảo hộ, vì hai lý do. 

Lý do thứ nhất: dù cho, đương nhiên trong những lần đầu tiên, bất cứ ai cũng sẽ có sự lúng túng, vụng về và chưa cảm nhận được rõ nét về vai trò này, thì đây vẫn là một vai trò quan trọng đối với mỗi vòng tròn, mà mỗi lần ở trong vai trò nó, chúng ta luôn có thể học hỏi và hoàn thiện bản thân mình hơn từng chút, từng chút một. 

Lý do thứ hai: bản chất hai nhiệm vụ điều phối tiến trình vòng tròn và bảo hộ năng lượng là khác nhau. Người điều phối làm luôn nhiệm vụ bảo hộ đôi khi sẽ bị quá tải thông tin hay cảm xúc, khó có thể phản ứng tốt với tình huống hay để ý đến lợi lạc chung của tất cả thành viên trong vòng tròn. Vì thế, vai trò này cần được san sẻ tới các thành viên khác, để cùng phối hợp với người điều phối hoàn thành nhiệm vụ neo giữ không gian vòng tròn một cách hiệu quả. Sự có mặt của một người chuyên trách đảm nhiệm vai trò bảo hộ cũng sẽ giúp nâng đỡ người điều phối rất nhiều trong tiến trình vòng tròn bởi sự hiểu biết rằng, có một ai đó giúp mình trên hành trình này, mình không phải lo lắng về tất cả mọi thứ một mình.

‍

Còn bạn đã trải qua những tình huống nào mà bạn cảm nhận rõ rệt vai trò của người bảo hộ? Hãy comment chia sẻ cùng Tròn lành nhé!

‍