Tóm tắt:

Bạn có thể thúc đẩy sự tự do, thẳng thắn và chất lượng đối thoại trong cuộc họp bằng cách tập trung vào hai yếu tố chính: cho phép và tạo sự an toàn. Quyền được nói hoặc hỏi bất cứ điều gì là vô giá. Điều đó cho phép chúng ta thể hiện trọn vẹn bản thân: tìm những gì mình muốn, đưa ra phản hồi, lên tiếng về các vấn đề khi ta thấy cần thiết. Trong cuộc họp mà bạn điều phối, hãy chia sẻ trước với mọi người về các quyền hạn — tốt nhất là bạn nên giải quyết vấn đề này một cách trực tiếp thay vì ngầm mặc định rằng chúng đã có sẵn. Bạn muốn nhóm cho phép bạn làm điều gì để bạn có thể dẫn dắt một cách hiệu quả? Nhóm cần bạn cho phép gì để tham gia một cách trọn vẹn?

Thứ hai, khi mọi người cảm thấy an toàn trong một cuộc họp, họ dễ trải lòng và chia sẻ thành thật hơn”. Điều này sẽ giúp cuộc trò chuyện của bạn trở nên rộng mở và sâu sắc hơn. Để tạo an toàn tâm lý trong các cuộc họp, hãy đề nghị nhóm chú tâm trọn vẹn vào phần chia sẻ của từng thành viên, cho mọi người thời gian để hoàn thành dòng suy nghĩ của mình, và chia sẻ điều họ thấy giá trị về của câu hỏi hoặc nhận xét từ mọi người.

--------

Gần đây tôi đã gặp một nhóm các nhà quản lý để thảo luận về cách cải thiện chất lượng các cuộc họp. Mục tiêu của chúng tôi là tìm ra cách tạo ra một không gian mà mọi người thực sự mong muốn được tham gia. Mỗi thành viên bắt đầu bằng việc mô tả về một cuộc họp mà chúng tôi thấy đặc biệt ấn tượng. 

Có một câu chuyện nổi lên.

Một người đồng nghiệp kể về thời điểm anh ấy còn là một kỹ sư trẻ làm việc trong một số nhóm dự án tại một cơ sở sản xuất. Anh ấy nói: “Josh, quản lý của tôi, sẽ đưa mọi người đi ăn pizza khi anh ấy đến nhà máy và chúng tôi sẽ có một cuộc họp 'không bí mật'. Josh hỏi chúng tôi về bất cứ điều gì anh ấy muốn biết và đáp lại, chúng tôi cũng làm như vậy. Đó là một cuộc họp mà mọi người đều được phép nói hoặc hỏi bất cứ điều gì. Thật hay!"

Josh sử dụng các cuộc họp này để xem nhóm của anh ấy đang trong trạng thái ra sao, dự án của họ đang diễn ra như thế nào và họ cần thêm gì về hỗ trợ và nguồn lực. Anh đã đưa ra một số câu hỏi rộng để bắt đầu một cuộc đối thoại cởi mở:

• Anh nghĩ tôi cần biết gì?
• Anh đang gặp khó khăn ở đâu?
• Điều gì làm anh tự hào?

Không có áp lực phải có một câu trả lời hoàn hảo. Yêu cầu duy nhất là mọi người cần trung thực và chân thành. Tất nhiên, điều đó đã giúp Josh trở thành một người quản lý sâu sắc, chân thực và chu đáo - những phẩm chất cần thiết để tạo ra an toàn tâm lý mà một cuộc trò chuyện đòi hỏi.

Chìa khoá cho những cuộc họp chất lượng hơn nằm ở việc dẫn dắt bằng sự tôn trọng lẫn nhau, hòa nhập và thiết lập một không gian đủ an toàn để mọi người nói lên suy nghĩ của mình. Bạn có thể không cần phải làm chính xác những gì Josh đã làm, nhưng bạn có thể thúc đẩy sự tự do, thẳng thắn và chất lượng đối thoại trong các cuộc họp của mình bằng cách tập trung vào hai yếu tố then chốt: cho phép và tạo sự an toàn.

Dưới đây là cách thực hiện:

1. Hãy bắt đầu với sự cho phép.

Quyền được nói hoặc hỏi bất cứ điều gì là vô giá. Nó cho phép chúng ta thể hiện trọn vẹn bản thân: tìm kiếm những gì ta muốn, đưa ra phản hồi, lên tiếng về các vấn đề khi ta thấy cần thiết. Bằng cách thông báo rằng anh ấy muốn tổ chức một cuộc họp “không bí mật”, Josh đã cho phép nhóm của mình thể hiện mức độ thẳng thắn mà hầu hết các cuộc họp khác đều không đạt được.

Josh đề nghị những người chia sẻ đừng kìm nén hay chỉnh sửa suy nghĩ của mình. Anh ấy cũng đề nghị những người lắng nghe hãy cho đồng nghiệp của họ cơ hội được lắng nghe một cách trọn vẹn. Đó là điều mà tất cả chúng ta đều mong muốn - được nói chính xác những gì chúng ta đang nghĩ và được tôn trọng khi nói ra điều đó.

Trong cuộc họp mà bạn điều phối, hãy chia sẻ trước với mọi người về các quyền hạn — tốt nhất là bạn nên giải quyết vấn đề này một cách trực tiếp thay vì ngầm mặc định rằng chúng đã có sẵn. Bạn muốn nhóm cho phép mình làm điều gì để có thể dẫn dắt một cách hiệu quả? Nhóm cần bạn cho phép gì để tham gia một cách trọn vẹn?

Với tư cách là người lãnh đạo, hãy đề nghị nhóm của bạn cho phép bạn được: 

• giữ cuộc trò chuyện đi đúng hướng khi nó bị chuyển hướng hoặc nội dung lặp lại;
• mời gọi những người chưa lên tiếng;
• kiềm chế những người đang chiếm ưu thế trong cuộc trò chuyện;
• đặt câu hỏi làm rõ khi bạn cần ai đó giải thích rõ hơn.

Trao quyền cho nhóm của bạn bằng cách nhắc nhở rằng họ có quyền: 

• đặt câu hỏi bất cứ lúc nào;
• mời đồng nghiệp tham gia cuộc trò chuyện nếu họ chưa lên tiếng;
• yêu cầu dành thêm thời gian cho một chủ đề;
• yêu cầu người khác chia sẻ thêm về quan điểm của họ về một vấn đề;
• bày tỏ những khúc mắc chưa được giải quyết trọn vẹn.

Cuối cùng, hãy khuyến khích nhóm của bạn (và chính bạn) xin phép trước khi đưa ra nhận xét. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng nhận xét của bạn không mang tính đe dọa và được tiếp nhận một cách thấu đáo. Trước khi chia sẻ, hãy nói: 

• Tôi có thể hỏi bạn một điều được không? 
• Tôi có thể nói với bạn điều này không? 
• Tôi có thể “coach” (khai vấn) cho bạn một chút được không? 
• Tôi có thể thách thức một chút những gì bạn đang nói không?

Nếu bạn cảm thấy những điều này khó nhớ thì bài học chính rút ra ở đây là: Bạn và nhóm của mình có quyền yêu cầu bất cứ điều gì cần thiết để đạt được tính hiệu quả trong cuộc họp — dẫn dắt để đi đến kết quả, thể hiện trọn vẹn bản thân và tăng thêm giá trị cho cuộc thảo luận.

2. Bây giờ, hãy tập trung vào sự an toàn.

Mức độ an toàn mà một người cảm nhận trong bối cảnh cuộc họp phần lớn dựa trên trải nghiệm trước đây của họ. Nhiều người trong chúng ta - vào lúc này hay lúc khác - đã trải qua cảm giác như thể chúng ta không được lắng nghe hoặc đánh giá cao khi lên tiếng. Nhưng khi mọi người cảm thấy ý kiến ​​của họ sẽ được lắng nghe và tôn trọng, họ dễ trải lòng và chia sẻ thành thật hơn. Các cuộc trò chuyện trở nên rộng mở và sâu sắc hơn khi mọi người đều tham gia và cảm thấy đủ an toàn để nói lên suy nghĩ của mình. 

Để tạo sự an toàn về mặt tâm lý trong cuộc họp:

• Đề nghị nhóm chú tâm trọn vẹn vào phần chia sẻ của mỗi người (làm điều này vào đầu cuộc họp);
• Cho mọi người thời gian để hoàn thành dòng suy nghĩ của mình;
• Nếu cần thiết, hãy đặt thêm câu hỏi follow-up để làm rõ;
• Chia sẻ điều mình thấy giá trị về câu hỏi hoặc bình luận của ai đó;
• Dùng tên của người khác và liên hệ lại đến bình luận trước đó của họ;
• Mời gọi những người chưa lên tiếng tham gia vào cuộc trò chuyện;
• Trả lời trung thực tất cả các câu hỏi;
• Tóm tắt những gì bạn đã học được vào cuối cuộc họp;
• Giải thích những hành động bạn sẽ thực hiện để tận dụng những chiêm nghiệm được chia sẻ, đồng thời hỏi xin gợi ý từ nhóm của bạn;
• Ghi nhận chất lượng của cuộc trò chuyện và cảm ơn nhóm vì điều đó.
  

Sau cuộc họp, hãy theo dõi bằng cách:

• Hoàn thành các nhiệm vụ trước thời hạn bạn đặt ra.
• Không chia sẻ nội dung cuộc họp với người khác mà không được phép.
• Gửi thư cảm ơn (khi thích hợp).
• Theo sát mọi người để đảm bảo ý kiến của họ được đáp ứng.
  

Mọi người không chỉ muốn cảm giác thuộc về mà còn muốn đóng góp. Bạn có thể cho nhóm của mình cơ hội để làm điều đó bằng cách áp dụng các nguyên tắc trên. Trong quá trình trò chuyện thẳng thắn và tôn trọng lẫn nhau hơn, nhóm của bạn sẽ trở nên gắn kết hơn và có thể làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Họ thậm chí có thể bắt đầu mong chờ các cuộc họp của  bạn vì những cuộc trò chuyện ý nghĩa mà sự cho phép và sự an toàn tạo ra. Và tốt hơn nữa, bạn thậm chí có thể bắt đầu mong muốn được điều phối những cuộc họp đó.

Nguồn bài viết: Paul Axtell, Make Your Meetings a Safe Space for Honest Conversation, Harvard Business Review

Dịch và hiệu đính: Tròn Lành Việt Nam

‍

‍

‍

‍